転職エージェント経由の企業面接を辞退したい時の断り方

2019年11月19日

企業面接辞退

転職エージェントを利用して面接に進むことになったもののどうしても選考に前向きになれない時、どうしたら転職エージェントとの関係を悪化させることなく円滑に辞退できるのか悩みますよね。エージェントへの申し訳なさもあるでしょう。

ご存知の通り辞退をした場合には転職エージェントに迷惑が掛かってしまうため、転職エージェントとの関係が悪化してしまう可能性があります。

でも安心してください。実は、転職をしている人の半数以上が面接辞退の経験があるんですよ(※1)。面接辞退は、特殊なことではありませんので、順を追ってキャンセルをすれば問題ありません!

※1
求職者の約7割が採用面接を辞退(そのうち65%が複数企業の採用面接を辞退)
―2014年エン・ジャパン株式会社 アンケート調査

今回は、面接を辞退する際にエージェントに嫌われない方法やメールでの断り方を紹介していきますね。対処のポイントは求職者・転職エージェント・採用企業の関係を理解することです。

では、まず嫌われない面接辞退の方法と具体的な例文を次の項目で見ていきましょう。

面接辞退をする際のポイント・注意点│できるだけ早く連絡する

書類選考通過後の面接を辞退する際のポイントは、辞退が転職エージェントに迷惑が掛かってしまう行為であると理解し、できるだけ早く誠意をもって意思を伝えることです。

求職者が面接を辞退した場合、転職エージェントと採用企業の間にある「面接の辞退はない」という暗黙の了解を崩してしまうことになるため、最悪の場合には取引停止になってしまうことがあります。

■転職エージェントと採用企業との契約とは

転職エージェントとの契約

転職エージェントと採用企業との契約形態に関する詳細は以下の記事で詳細を案内しているので、参考にしてください。

→「転職エージェントは何故無料?成功報酬の仕組みについて

では、採用面接の断り方を具体的にみていきましょう。

エージェントに嫌われない上手な面接辞退方法│誠実かつ的確に伝える

それでは、転職エージェントに嫌われない上手な面接辞退方法をメール連絡と電話連絡の両方からお伝えしていきます。

面接辞退をする時は、メールでも電話でもどちらでも大丈夫ですので、自分がやりやすい方で連絡しましょう。

●メールでの断り方

まずはメールを2例紹介します。

どのような文章を書けば転職エージェントに「面接を辞退したい」という意思をうまく伝えられるのか悩んでいる方は参考にしてくださいね。

<メール文例①>

いつもお世話になっております。●●でございます。

先日ご紹介いただき●月●日に一次面接の日程を調整していただいている●●株式会社の件ですが、
面接を辞退させていただけないでしょうか?

A様(転職エージェント名)にご尽力いただき、
●●株式会社のご担当者様には面接準備を進めて頂いているにも関わらず、
辞退の依頼をさせていただくことになり大変申し訳ございません。

辞退の理由につきまして、
面接にあたり再度募集の条件について詳細を確認したところ、
諸手当や残業代を含めても私の希望条件に合致しないことが分かったためです。

従って、選考に進んでも辞退を希望することになってしまうことになり、
面接に進む場合には結果としてより多くの迷惑をかけてしまうと判断いたしました。

お手数をおかけしまして大変恐縮ではございますが、●●株式会社様に
面接辞退の旨を連絡いただけないでしょうか?

大変恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
なお、転職活動については引き続き継続して参ります。▲▲株式会社の選考については予定通りぜひ面接を希望したいと思いますので、今後ともお力添えのほどよろしくお願いいたします。

※メール文例①では「諸手当や残業代を含めても希望の条件に満たない」と、辞退の理由を明確に記載しています。

<メール文例②>

いつもお世話になっております.●●です。

先日ご紹介いただき●月●日に一次面接の日程を調整していただいている●●株式会社の件につきまして
1点相談がございます。

実は、先に選考を進めておりました他社様より先ほど採用内定の通知をいただきました。

正直なところ、現状の志望度としまして内定をいただいた企業が現在第1希望、
次回面接予定の●●株式会社が第2希望です。

というのも、
条件面では内定企業様の方が希望に近く(年収ベースで内定企業様の条件がおよそ●●万円。
●●株式会社と比較すると、●●万円程度上回っている状況です)仕事内容に関しても現状志望度が強い状況だからです。

●●株式会社様につきましては、もし求人票通りの条件ということでしたら、
もし面接を受けさせていただいたとしても内定をいただいた企業にお世話になりたいと考えております。

しかしながら、転職エージェントのA様にご尽力いただいたこと、
面接の準備を進めていただいた●●株式会社のご担当者様に対しまして私自身とても感謝しております。

このまま一方的に私の考えのみで「辞退」を希望させていただくのは失礼にあたるのではないかと思い、
まずはA様にご相談をと思い連絡させていただきました。

確約は致しかねますが、面接の際にお話を伺い以下のような魅力が感じられた場合に、前向きな検討をさせていただきます。
・内定企業よりも年収を含めた条件面に魅力が感じられた場合
・人事の方々や会社の雰囲気などがよりマッチしていると感じられた場合

しかし、逆にいえばそれらの条件が満たされない場合には、先に頂いた内定を受諾したいと考えております。

ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

※例文②では、面接を辞退したい理由として、「他の第一志望の企業で内定を受けた」ことを説明したうえで、前向きに検討するための条件を転職エージェントに伝え相談をしています。このように具体的な理由と希望する改善項目を伝えることで、転職エージェントとクライアント側の対応も明確になり、トラブルに発展する可能性が低くなります。

事前に辞退の可能性や意思を確認することができれば、転職エージェントは、採用企業の人事と一旦情報を共有でき、交渉の末に採用企業から「辞退でも止む無し」という了承を得るケースも多々あります。

●電話での断り方

面接の辞退を電話でおこなう際には、電話だけでも特に問題ありません。ただし、文章として履歴を残したい場合や電話だけでは不安だという方は、電話とメールの両方で連絡するとよいでしょう。

電話とメールの両方を入れるときは、メールを送信した直後に転職エージェントに電話をして辞退の意思を伝えます。

電話がつながった時点では、転職エージェントはメールの内容に目を通していない可能性が高いので、「メールを先ほど送付したのですが・・・」と前置きをしたうえで、メールの内容を改めて伝えるのがベストです。結論から先に伝えて、言い訳をせずに分かりやすく話すことが重要になります。

電話で面接辞退をする時の流れは以下の通りです。

■交渉によって条件の違いが埋められる可能性がある場合
求職者

求職者

いつもお世話になっております。●●です。
エージェントの●●様はいらっしゃいますか?

(転職エージェントに取り次いでもらう)

求職者

求職者

いつもお世話になっております。●●です。
早速ですが、▲月▲日の●●株式会社様の一次面接の件で1点相談がございまして・・・

いつもお世話になっております。はい。いかがなさいましたか?

転職エージェント

転職エージェント

求職者

求職者

はい。結論から申し上げますと、今回の面接を辞退させていただけないかと考えております。というのも、条件を改めて考えた際に、給与面に関してどうしても希望額との開きがありまして。

はい。給与面ですね。
ちなみに●●さんの希望額はどの程度の金額になりますか?

転職エージェント

転職エージェント

求職者

求職者

はい。年収で●●●万円が希望です。

かしこまりました。
結論は何とも言えませんが、もし私から●●株式会社様に交渉して●●さんの希望の給与に近づいた場合はいかがですか?
選考辞退を考え直されますか?

転職エージェント

転職エージェント

求職者

求職者

はい。今回の辞退を申し出た理由は給与面のみですので、
給与面が希望額に近づけばぜひ選考を依頼したいと思います。

かしこまりました。
では、一度私から●●株式会社の担当者様に交渉をしてみます。給与の希望額がご期待に添えない場合はその時点で、面接を辞退していただいて問題ありませんのでご安心ください。
交渉の結果がわかり次第、●●さんに私から連絡します。

転職エージェント

転職エージェント

求職者

求職者

はい。ありがとうございます。承知いたしました。
ぜひよろしくお願いいたします。

■交渉を依頼しても希望の条件がかなえられない見込みが高い場合
求職者

求職者

申し訳ございません。希望する条件との違いがとても大きいので、仮に転職しても早期に再就職をすることになると思います。
そうなってしまったら、エージェントの●●様にも迷惑が掛かってしまうので、今回はこのまま辞退をさせていただきたいと思います

伝えるべき内容はメールの場合でも電話の場合でも大きく変わりません。電話の際は、メールの場合以上に結論を先に言うことを強く意識しましょう

面接を断る際の理想的な対応

面接を断る際の理想的な対応は以下の3通りです。

面接を断る際の理想的な対応

  • ① 断る前に転職エージェントと相談をすること
  • ② 面接の辞退理由を詳細に伝えること
  • ③ 辞退の際には、先送りをせずに早めに伝えること

①断る前に転職エージェントと相談をすること

懸念事項や辞退の可能性とその理由に関しては、必ず転職エージェントに事前に相談するように徹底しましょう。

採用企業の人事も面接辞退に関してきちんとした説明(給与が希望に満たない、仕事内容が希望と異なるなど)があれば、社内の面接官に対して説明ができ、面目を保つことができます。その結果、採用企業と転職エージェントとの関係性も良好な状態をキープできます。

また、面接に進むにあたって給与や仕事内容など確認したいことがあるときには、あなたに代わって転職エージェントが採用企業に確認と改善可能かどうかの交渉をしてくれます。

もし、確認したことが改善されず、選考辞退という結果が変わらなかったとしても、採用企業は転職エージェントが説明を果たしてくれたと感じられるため、エージェントとの間の関係悪化にはつながりません。結果として、転職エージェント側に損害が発生しません。

ビジネスの基本である報告・連絡・相談を転職エージェントとの関係性においても徹底することにより、イレギュラーな事態が発生した際にも、求職者と転職エージェント、採用企業の三者で良好な関係を保ち続けられる関係性につながります。

面接日程に余裕があれば、転職エージェントに相談してみましょう。

給与や業務内容など希望と異なる点があれば、転職エージェントが採用企業の担当者に交渉してくれることもあります。

もし、交渉がうまくいかなくても、事前の説明があれば、面接官に対して「なぜ面接辞退となったか」を説明できるので採用担当者のメンツが潰れることはありません。転職エージェントも説明責任を果たしているので採用企業との関係は悪くなりません。

「報連相(ほうれんそう)」はビジネスの基本。あなたと転職エージェントとの間でも良い関係を作れます。転職エージェントと良好な関係だと、良い求人紹介にも繋がりますので、面倒でも相談をしっかりしておきましょう。

②面接の辞退理由を詳細に伝えること

面接の辞退理由は、具体的かつ詳細に伝えましょう。

理由を明確に伝えることにより、今後の転職活動において、より条件にマッチした求人情報が出た際に紹介してもらえるようにするというメリットもあります。

③辞退の際には、先送りをせずに早めに伝えること

面接辞退をする際には、先送りをせずに早めに意思を伝える(もしくは相談する)ようにしましょう。

伝えるのが遅くなればなるほど、面接に関連する採用企業側のスタッフのスケジューリング、会場の手配、面接資料の作成などクライアントにかかる負担が大きくなってしまいます。

ドタキャンや前日・当日キャンセルはもっての外ですが、一日でも早く伝えるように意識をしましょう。

転職エージェントとの信頼に関わる絶対にダメな断り方

転職エージェントとの信頼関係を損なってしまうダメな断り方は以下の通りです。

絶対にダメな面接の断り方

  • ①身内の不幸などヘタなウソをつかないこと
  • ②転職エージェントや採用企業に失礼な態度を取ること

①身内の不幸などヘタな嘘はつかないこと

急な身内の不幸などを切り出して面接を直前でキャンセルしようとする方も少なからずいますが、このような嘘はバレやすいので絶対にNGです。また、採用企業側から別の日程を提案された場合には、逃げ道がなくなってしまうので、嘘が通ったとしても得策とはいえません。

面接をやむをえず辞退する場合には、必ず正直に本当の理由を正直に伝えましょう。

②その他、転職エージェントやクライアントに対して失礼な態度を取ること

転職エージェントやクライアントに対して失礼な態度を取るのは厳禁です。具体的には以下のような態度です。

  • ・転職エージェントとの一方的にやめて音信不通になってしまう
  • ・あっけらかんと「興味が無いので面接に行きません」と伝えてしまう
  • ・面接の日程を2~3週間先に設定して先延ばしにする

失礼な態度をとってしまうとエージェントとの関係が悪化するので必ず敬意を示しましょう。

まとめ│やむをえず面接辞退をするときは紳士的な態度で!

企業面接の辞退の仕方について、電話やメールなどの具体例を含めて解説してみました。

今後の転職エージェントとの信頼関係を考えれば、求職者側は面接辞退をできるだけ避けたいところです。ですが、やむを得ない事情で選考辞退の意思の固い方は以下の点を意識しましょう。

  • ・現在紹介をもらっている他の案件で、辞退の可能性がある案件がないか確認
  • ・辞退の意思を早めに転職エージェントと共有
  • ・どうしても辞退後に案件を紹介してくれなくなってしまった場合には、思い切って他の人材紹介会社を利用する

いずれにしても、まずは採用企業や転職エージェントに迷惑が掛かってしまうことを踏まえて、求職者側は紳士な態度をとるよう徹底しましょう。そうすれば、転職エージェントとの関係を良好に保ち、求人情報の紹介や転職に関するサポートを継続して受けることができるでしょう。

なお、転職エージェントから紹介された案件を面接がセッティングされる前の段階で断りたい場合についてはこちらで紹介しています。

転職エージェントからの紹介案件の上手な断り方(事例付) | リアコミ